Tema 3: Denominación y movimientos de las principales cuentas
del Activo

Denominación y movimiento

Para comprender mejor la clasificación del Activo y Pasivo, es necesario conocer la terminología contable con que se denominan los principales valores que constituyen las propiedades y las obligaciones de una empresa o entidad.
A continuación se explica el significado de las principales cuentas del Activo y Pasivo.

Principales cuentas del Activo

Para el estudio y comprensión de las cuentas utilizaremos
una flecha hacia arriba
se interpretará como:
aumento
una flecha hacia abajo
se interpretará como:
disminución.

Caja. Representa el dinero en efectivo, o sea, billetes de banco, monedas, cheques y pagarés de tarjetas de crédito (vouchers) recibidos, giros bancarios, postales y telegráficos, etcétera.
Caja
cuando se recibe dinero efectivo,
cuando se paga con dinero efectivo.
Caja es cuenta del Activo Porque representa el dinero efectivo propiedad del comerciante* en México caja se utiliza con un monto menor de $ 2,000.00
* En México la cuenta de Caja prácticamente ha sido sustituida por la cuenta de Bancos.

 

Bancos. Por bancos entendemos el valor de los depósitos a favor del negocio, hechos en instituciones bancarias.
Bancos
cuando se depositan dinero o valores al cobro
cuando se expiden cheques por la empresa.
Bancos es cuenta del Activo Porque representa el dinero propiedad del comerciante, depositado en instituciones bancarias.

 

Mercancías. Es todo aquello que es objeto de compra o venta.
Mercancías
cuando se compran o nos devuelven mercancías
cuando se venden o se devuelven mercancías.
Mercancías es cuenta del Activo Porque representa el valor de las mercancías que son propiedad del comerciante, aunque lo es únicamente al principiar y terminar el ejercicio; más adelante se explicará que, durante el ejercicio, es cuenta mixta.

 

Clientes. Son las personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito, y a quienes no se exige especial garantía documental.
Clientes
cada vez que se venden mercancías a crédito
cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve mercancías o se le concede algún descuento o rebaja.
Clientes es cuenta del Activo Porque representa el valor de las ventas hechas a crédito, que el comerciante tiene el derecho de cobrar.

 

Documentos por cobrar. Entendemos por documentos por cobrar los títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etcétera.
Documentos por cobrar
cuando se reciben letras de cambio o pagarés a favor del negocio
cada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o cuando se cancelan.
Documentos por cobrar es cuenta del Activo Porque representa el importe de las letras y pagarés que el comerciante tiene el derecho de cobrar.


Deudores diversos. Son las personas que deben al negocio por un concepto distinto al de venta de mercancías.
Deudores diversos
cada vez que nos quedan a deber por un concepto distinto de ventas de mercancías; por ejemplo, al prestar dinero en efectivo; al vender a crédito cualquier valor que no sea mercancía, etc.
cuando dichas personas pagan total o parcialmente su cuenta o devuelven los valores que estaban a su cargo.
Deudores diversos en cuenta del Activo Porque representa el importe de los deudores que no sean por ventas de mercancías a crédito que el comerciante tiene el derecho de cobrar.

 

Las cuentas anteriores son las que, por lo regular, tienen movimiento constante en todo negocio comercial.


Terrenos. Son los predios que pertenecen al comerciante.
Terrenos es cuenta del Activo Porque representa el precio de costo de los terrenos que son propiedad del comerciante.

 

Edificios. La cuenta de Edificios está constituida por las casas propias del comerciante.
Edificios es cuenta del Activo Porque representa el precio de costo de los edificios que son propiedad del comerciante.

 

Mobiliario y equipo. Se considera mobiliario y equipo a los escritorios, las sillas, las mesas, los libreros, los mostradores, las básculas, las vitrinas, las máquinas de oficina, etcétera.
Mobiliario y equipo es cuenta de Activo Porque representa el precio de costo del mobiliario y equipo propiedad del comerciante.

 

Equipo de cómputo electrónico. Son las unidades centrales de proceso (CPU), monitores, teclados, impresoras, drives, scanners, ploters, entre otros.
Equipo de cómputo es cuenta del Activo Porque representa el precio de costo del equipo de cómputo electrónico que es propiedad de la empresa.


Equipo de entrega o de reparto. Por ejemplo de entrega o de reparto entendemos todos los vehículos de transporte tales como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, etc., que se usan en el reparto de las mercancías.
Equipo de entrega o de reparto es cuenta del Activo Porque representa el precio de costo del equipo de entrega o de reparto que es propiedad del comerciante.


Las cuentas de Terrenos, Edificios, Equipos de oficina, Equipos de cómputo y Equipo de entrega o reparto tienen un movimiento muy semejante:
cada vez que se compra uno de esos bienes
cuando se vendan o se den de baja pro inservibles.

 

Depósitos en garantía. La cuenta de Depósitos en garantía está constituida por los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar; por ejemplo, el depósito que exige la Compañía de Luz para proporcionar energía eléctrica; el depósito que se deja como garantía para el arrendamiento de un edificio, etcétera.
Depósito en garantía
cada vez que se deja en guarda dinero o valores.
conforme nos devuelvan el importe de dichos depósitos por haber terminado el plazo del contrato o por la cancelación del mismo.
Depósito en garantía es cuenta del Activo Porque representa el importe de las cantidades dejadas en guarda que el comerciante tiene el derecho a exigir, le sean devueltas por el depositario al terminarse el plazo del contrato o al cancelarse el mismo.

 

Gastos de instalación. Son todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo tiempo comodidad y presentación.
La cuenta Gastos de instalación
por cada uno de los gastos que se hagan para acondicionar el local
por la parte proporcional que de dichos gastos se vaya amortizando por el uso o por el transcurso del tiempo.
Gastos de instalación es cuenta del Activo Porque representa el costo de las instalaciones que son propiedad del comerciante. Naturalmente, la baja del valor que vayan sufriendo las instalaciones por el uso o por el transcurso del tiempo es al que debe considerarse un gasto.

 

Papelería y útiles. La constituyen los materiales y útiles que se emplean en la empresa, los principales son el papel tamaño carta u oficio, papel carbón, los sobres, bloques de remisiones, talonarios de facturas o recibos, libros, registros, las tarjetas, los lápices, los bolígrafos, las tintas, los correctores, etcétera.
Papelería y útiles.
cada vez que se compren artículos de papelería y útiles de escritorio
por el valor de los materiales que se vayan utilizando.
Papelería y útiles es cuenta del Activo Porque representa el precio de costo de la papelería y útiles que es propiedad del comerciante. Naturalmente, la parte que se vaya utilizando o consumiendo es la que debe considerarse un gasto.

 

Propaganda y publicidad. Son los medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad, servicio o producto que el negocio proporciona, produce o vende. Los medios más conocidos son los folletos, prospectos, volantes, anuncios en diarios, en revistas, en estaciones radiodifusoras y otros vehículos de divulgación.

La cuenta de propaganda y publicidad
cada vez que se pague por la impresión de folletos, prospectos, volantes, por a publicidad en diarios, revistas, radiodifusoras, etc
por la parte de publicidad y propaganda que se vaya utilizando
Propaganda y publicidad es cuenta del Activo Porque representa el precio de costo de la propaganda y publicidad que es propiedad del comerciante. Naturalmente, la parte que se vaya distribuyendo o la parte del servicio que se haya recibido es al que debe considerarse un gasto.

 

Primas de seguros. Por primas de seguros entendemos los pagos que hace la empresa a las compañías aseguradoras, por los cuales adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riegos y accidentes, robos, etcétera.
Primas de seguros.
cada vez que se pague a las compañías aseguradoras primas sobre contratos de seguro.
por la parte proporcional que de las primas pagadas se haya disfrutado del servicio.
Primas de seguros es cuenta del Activo Porque representa el importe de las primas de seguros que el comerciante ha pagado, por las cuales tiene el derecho de exigir a las compañías aseguradoras, en caso de algún siniestro, el pago correspondiente a los daños ocasionados. Naturalmente, la parte que de dichas primas se haya disfrutado del servicio durante el tiempo transcurrido es la que debe considerarse un gasto.

 

Rentas pagadas por anticipado. Entendemos por rentas pagadas por anticipado el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales correspondientes al local que ocupa el negocio, que aun no estando vencidas se pagaron anticipadamente. Estos pagos anticipados se hacen por estipularlo así el contrato de arrendamiento o porque así le conviene a los intereses del comerciante.
La cuenta de Rentas pagadas por anticipado
cada vez que el comerciante paga por anticipado el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales
por la parte proporcional que del servicio se haya disfrutado en el transcurso del tiempo.
Rentas pagadas por anticipado es cuenta del Activo Porque representa el valor de varias rentas que la empresa ha pagado, por las cuales tiene el derecho de ocupar el local durante el tiempo que se ha pagado por anticipado. Naturalmente, la parte de dichas rentas vaya disminuyendo es la que debe considerarse un gasto.



Intereses pagados por anticipado. Entendemos por intereses pagados por anticipado los intereses que se pagan antes de la fecha de vencimiento del crédito. Este caso se presenta en aquellos préstamos en los cuales los intereses se descuentan de la cantidad originalmente recibida; por ejemplo, se recibe en calidad de préstamo la cantidad de $20,000.00, de la cual se descuentan $75,000.00, por intereses correspondientes a dos años, que es el plazo del crédito; como puede verse, dichos intereses equivalen a un pago anticipado.
La cuenta de Intereses pagados anticipado
cada vez que se paguen intereses por anticipado
por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en gasto
Intereses pagados por anticipado es cuenta de Activo Porque representa el importe de los intereses que el comerciante ha pagado por anticipado, por los cuales tiene el derecho de pagar el préstamo hasta el fin del plazo que comprenden los intereses. Naturalmente, la parte de dichos intereses vaya disminuyendo es al que debe considerarse un gasto.